- La compañía mexicana revoluciona de la mano de SAP Concur
- Ello le permitirá ahorros de 400 mil dólares anuales
RedFinancieraMX
A un año de que la Organización Mundial de la Salud categorizara a la COVID-19 como pandemia y que la operación de los negocios globales y los viajes se transformaran de manera drástica, las empresas y sus directivos de finanzas están comprometidos, más que nunca, a agilizar sus procesos así como a gestionar y reducir sus gastos para enfrentar de manera exitosa a la nueva normalidad a través de la digitalización.
En este sentido, Mabe, empresa mexicana líder en productos de línea blanca con presencia en 16 países, ha brindado a sus colaboradores seguridad, agilidad, eficiencia y las mejores experiencias para la gestión de sus gastos antes y después de la pandemia, a través de la solución en la nube SAP Concur como plataforma de innovación y la automatización robótica de procesos (RPA). Estas eficiencias se ven reflejadas en ahorros entre 65% y 70% del tiempo en gestión de reportes para sus colaboradores, y 400 mil dólares de ahorro al año.
Oliver Hernández, General Process Owner en Mabe, quien es responsable de gestionar, desde México, todos los procesos globales de cuentas por pagar, incluyendo los viajes de negocio y de liderar la administración de SAP Concur para viajes y gastos para 3,000 usuarios, compartió las medidas inmediatas que aplicó la compañía al inicio de la pandemia a fin de garantizar la seguridad de sus colaboradores, destacando:
Identificar dónde se encontraban sus colaboradores en el momento exacto cuando se declaró la pandemia.
Ajustar políticas de viaje que permitió a los viajeros de negocio regresar a sus hogares sin importar los costos extras por la emergencia sanitaria y la alta demanda.
Activar el modelo de trabajo remoto para todo su personal administrativo.
En esta respuesta inmediata, SAP Concur jugó un rol determinante para salvaguardar la seguridad de sus colaboradores al garantizar eficiencia en la gestión financiera, contar con procesos automatizados de comprobantes y facturación, y otorgar flexibilidad en ajustar las políticas de viajes de acuerdo con los diferentes escenarios que propició la pandemia.
“Nuestro sistema de ERP (Enterprise Resources Planning) es de SAP, con lo cual todos nuestros procesos funcionan. Esto ha permitido integrar a la perfección SAP Concur con nuestros procesos financieros”, indicó Oliver Hernández.
Los viajes de negocio se transformaron
Al igual que en la gran mayoría de las compañías, los viajes de negocio de Mabe se vieron restringidos. Durante los meses de cero viajes, la compañía pudo perfeccionar y adaptar a la realidad su política de viajes de negocio, logrando:
Identificar inmediatamente a los grupos vulnerables para que el sistema no les autorice viajes de negocio.
Incluir un certificado médico como requisito previo a cada viaje.
Pedir al personal que forzosamente tenga que viajar mantenerse en cuarentena algunas semanas después del viaje.
Certificar a las aerolíneas, empresas de renta de autos y cadenas hoteleras que cumplan con los requerimientos necesarios para que los colaboradores puedan hacer uso de sus servicios.
“Iniciamos un 2020 con el objetivo claro de hacer que el viajero en Mabe tuviera mayores facilidades tanto para realizar sus viajes como para comprobar sus gastos. La pandemia aceleró los procesos para el cumplimiento de este objetivo y SAP Concur nos ayudó a tener una gestión y un control de toda esta complejidad de manera oportuna”, afirmó Hernández. “Asimismo, esta solución al estar basada en la nube permitió a los colaboradores tener acceso desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, además de su gran flexibilidad e integración a otras plataformas ya sean SAP o no”, concluyó.
Beneficios de SAP Concur para Mabe
Planeación y asignación de presupuestos desde antes que el usuario viaje; controles y reglas para compra de vuelos con ciertos días de anticipación y dirección de usuarios a hoteles certificados.
Agilización para el cumplimiento fiscal donde SAP Concur permitió integrar un control para rechazar comprobantes que no cumplan con lo pide la ley.
Visibilidad en tiempo real de dónde se realiza un gasto, de qué área, en qué aerolínea, en qué hotel y en qué parte del mundo, para aumentar la seguridad del colaborador y la transparencia del proceso.
Por su parte, Angel Morfín, director general de SAP Concur en México, comentó: “La innovación en la gestión de procesos de Mabe sienta las bases para garantizar la seguridad y el bienestar de sus colaboradores, el control de sus gastos y la escalabilidad se sus soluciones, que se pueden ir modificando de acuerdo con las necesidades particulares del momento”.
Mabe, punta de lanza en innovación robotizada
Además de ser reconocidos por la innovación en sus productos y servicios, Mabe es una compañía disruptiva en su gestión de procesos, lo que brinda agilidad operativa y una mayor experiencia a sus colaboradores.
Destaca, entonces, que Mabe cuenta con procesos totalmente robotizados (RPA) a través de dos bots que se encuentran integrados a su plataforma de SAP Concur, esto les ha permitido:
Realización del informe de gastos de viaje en la plataforma de SAP Concur, donde el bot es el que identifica los datos fiscales, impuestos y sellos digitales y captura las facturas (xlm). El usuario solo tiene que autorizar.
En casos de montos otorgados en adelantado para viajes de negocio, los bots verifican si los colaboradores cuentan con saldos a favor de la compañía –ya que hayan efectuado la comprobación de gastos– y manda una alerta a estos colaboradores para que regresen los montos no gastados.
“Existen muchas compañías que pensaban que sus procesos de gastos no eran relevantes y la pandemia les hizo darse cuenta de que su operación se transformó, y si no tienen una plataforma en la nube que les ayude a controlarlos, una mala gestión de gastos puede poner en riesgo su permanencia en el mercado”, concluyó Morfín.